Wie kann ich unsere Akquise von Eigentümern besser strukturieren?

Kurz gesagt: Sie strukturieren die Akquise von Eigentümern besser, wenn Sie den Weg vom ersten Kontakt bis zum Mandat in feste Stufen gliedern, jeder Stufe eine Verantwortung und eine Kennzahl geben und Gespräche im Team regelmässig auswerten. Struktur ersetzt weder Beziehung noch Haltung, sondern trägt beide.

Die Frage, wie ich unsere Akquise von Eigentümern besser strukturieren kann, stellen sich Geschäftsführende von Immobilienunternehmen oft dann, wenn Mandate unregelmässig eintreffen und jeder Makler anders arbeitet. Birol Isik, Mindset Coach und Business Mentor, begleitet seit 2005 Menschen und Unternehmen in Verkauf, Kommunikation und Veränderung. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Ihre Eigentümerakquise in der Schweiz ordnen, ohne sie zu verbiegen.

Er richtet sich an Geschäftsführende, Teamleitende und Maklerinnen und Makler, die sich beruflich und persönlich weiterentwickeln wollen. Sie erhalten Definitionen, einen Ablauf in sechs Schritten, Kennzahlen und typische Fehler. Es geht um Orientierung, nicht um ein Rezept, das über Nacht wirkt.

Typische Fragen aus der Praxis

Geschäftsführende und Teamleitende in der Immobilienbranche formulieren ihr Anliegen oft ähnlich. Das sind typische Anliegen, keine Zitate bestimmter Personen:

• Jeder unserer Makler akquiriert anders, und ich sehe nicht, was davon wirklich funktioniert.
• Wir haben viele Kontakte, aber zu wenige werden zu Mandaten.
• Wir brauchen keinen Theoretiker, sondern jemanden, der es vormacht.

Birol Isik bringt Klarheit. Er schaut gemeinsam mit Ihnen auf den Ablauf, wie er heute tatsächlich gelebt wird, und auf die Beziehung zwischen Führung und Team. Aus dieser Ausgangslage entsteht eine Struktur, die Ihr Team versteht und trägt, statt sie nur zu befolgen.

Was bedeutet strukturierte Eigentümerakquise?

Strukturierte Eigentümerakquise ist ein festgelegter, im Team bekannter Ablauf, der jeden Eigentümerkontakt von der ersten Berührung bis zum Mandat oder zur bewussten Pause begleitet. Jede Stufe hat ein Ziel, eine verantwortliche Person und eine messbare Grösse.

Wichtig ist die Abgrenzung: Struktur ist kein Skript, das Gespräche ersetzt. Sie ist ein Rahmen, der festlegt, was zu welchem Zeitpunkt geschehen soll. Wie das Gespräch klingt, bleibt Sache der Persönlichkeit.

Ein tragfähiger Akquiseprozess besteht in der Regel aus diesen Bausteinen:

• Quellen: Woher kommen Eigentümerkontakte, etwa Empfehlungen, Website, Netzwerk oder lokale Präsenz?
• Stufen: Welche Schritte folgen aufeinander, vom Erstgespräch bis zum Mandatsangebot?
• Rollen: Wer ist wofür zuständig, und wer übernimmt bei Abwesenheit?
• Dokumentation: Welche wenigen Informationen werden zu jedem Kontakt festgehalten?
• Rhythmus: Wann sprechen Sie im Team über Stand und Lernpunkte?

Im Schweizer Markt kommt hinzu, dass Eigentümer oft langfristig denken und sich Zeit nehmen. Ein Verkauf wird häufig lange abgewogen, etwa bei Erbengemeinschaften, bei Stockwerkeigentum oder bei einem Lebenswechsel. Eine Struktur, die dieses Tempo respektiert, wirkt vertrauensbildender als hektische Nachfassaktionen.

Warum läuft Akquise ohne Struktur oft ins Leere?

Ohne Struktur hängt Akquise vom Bauchgefühl und vom Tagesgeschäft einzelner Makler ab, und Eigentümerkontakte versanden still. Die Geschäftsleitung sieht dann nur das Ergebnis, nicht die Stelle, an der es verloren ging.

Birol Isik beobachtet in seiner Arbeit mit Führungskräften und Verkaufsteams immer wieder dasselbe Muster. Wenn es stürmisch wird, etwa bei einem ruhigeren Markt oder hohem Druck, greift jeder auf seine eigenen Gewohnheiten zurück. Das Team arbeitet dann nebeneinander statt miteinander.

Beispiele, die in der Praxis vorkommen können:

• Ein Makler führt ein gutes Erstgespräch, notiert aber nichts. Drei Monate später weiss niemand, was dem Eigentümer wichtig war.
• Zwei Mitarbeitende sprechen denselben Eigentümer an, weil Kontakte nicht zentral erfasst sind. Das wirkt unprofessionell.
• Bewertungsanfragen aus der Website bleiben tagelang liegen, weil unklar ist, wer zuständig ist.
• Ein erfolgreicher Makler verlässt das Unternehmen, und sein Netzwerk geht mit ihm.

Der letzte Punkt zeigt, warum Struktur auch eine Frage der Unabhängigkeit ist. Wer das Vorgehen dokumentiert und teilt, reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Dieses Thema vertiefen wir als Anschlussthema: Wie kann ich unsere Abhängigkeit von einzelnen erfolgreichen Immobilienvermittlern reduzieren?

Wie Sie Eigentümer zusätzlich erreichen, ohne auf Inserate zu setzen, beschreibt der Beitrag Als Immobilienmakler mehr Anfragen ohne Inserate erhalten.

Wie lässt sich die Akquise in sechs Schritten strukturieren?

Die Akquise lässt sich in sechs Schritten ordnen: Ist-Zustand erfassen, Stufen definieren, Verantwortungen klären, Gespräche vorbereiten, Nachfassen festlegen und im Rhythmus auswerten. Diese Schritte lassen sich in vielen Unternehmen schrittweise einführen.

1. Ist-Zustand erfassen: Zeichnen Sie gemeinsam mit dem Team auf, wie ein Eigentümerkontakt heute tatsächlich verläuft. Fragen Sie nach, wo es hakt. Dieser Schritt ist unbequem, aber er verhindert, dass Sie ein Idealbild ohne Bezug zur Realität entwerfen.
2. Stufen definieren: Legen Sie vier bis sechs Stufen fest, zum Beispiel Erstkontakt, Erstgespräch, Bewertung, Beratung, Angebot, Nachfassen. Beschreiben Sie in je einem Satz das Ziel der Stufe.
3. Verantwortungen klären: Bestimmen Sie, wer welche Stufe führt und wer vertritt. Auch die Reaktionszeit auf Anfragen gehört dazu, etwa «am selben Werktag melden».
4. Gespräche vorbereiten: Vereinbaren Sie einfache Leitfragen für Erst- und Beratungsgespräche, etwa zu Anlass, Zeithorizont und Erwartungen. Es geht um Orientierung im Gespräch, nicht um Auswendiglernen.
5. Nachfassen festlegen: Halten Sie fest, wann und wie Sie sich wieder melden, und was Sie dem Eigentümer an Nutzen mitbringen. Passen Sie den Rhythmus an die Situation an.
6. Im Rhythmus auswerten: Besprechen Sie wöchentlich kurz die Fälle und quartalsweise die Kennzahlen. Leiten Sie daraus je eine Verbesserung ab, nicht zehn.

Setzen Sie nicht alles gleichzeitig um. Beginnen Sie mit den Stufen, an denen heute am meisten Eigentümer abspringen. Wer lernen will, wie solche Gespräche im Alltag überzeugend gelingen, findet Grundlagen unter Verkaufen lernen.

Für die digitale Seite, etwa Bewertungsanfragen über die Website, kann der Austausch mit Spezialisten sinnvoll sein. Birol Isik hat Onspire mitgegründet, das zu KI-Sichtbarkeit, Content und Automatisierung berät, sowie das Angebot Kundengewinnung digital.

Welche Kennzahlen zeigen, wo die Eigentümerakquise hakt?

Wenige, konstant gemessene Kennzahlen pro Stufe zeigen, an welcher Stelle Eigentümer abspringen. Sie ersetzen Vermutungen durch Beobachtung und machen Gespräche im Team sachlicher.

Je eine Zahl pro Stufe reicht für den Anfang:

• Anzahl neuer Eigentümerkontakte pro Monat, getrennt nach Quelle
• Anteil der Kontakte, die zu einem Erstgespräch führen
• Anteil der Bewertungstermine, die zu einem Mandatsgespräch führen
• Anteil der Mandatsgespräche, die zu einem Mandat führen
• Zeit zwischen Anfrage und erster Reaktion

Bleiben Sie bei der Auswertung neugierig und nicht anklagend. Eine tiefe Quote ist kein Urteil über eine Person, sondern ein Hinweis darauf, wo Gespräch, Angebot oder Ablauf angepasst werden können. Ein Beispiel, das in der Praxis vorkommen kann: Viele Bewertungstermine, aber wenige Mandate deuten oft darauf hin, dass Beratung und Nutzen des Maklers im Gespräch zu wenig sichtbar werden.

Zwei Hinweise zur Einordnung: Kennzahlen zeigen, wo etwas geschieht, aber nicht immer, warum. Und sie sind nur so verlässlich wie die Dokumentation dahinter. Deshalb gehören schlanke Notizen und Kennzahlen zusammen.

Als Anschlussthemen eignen sich die Fragen, welche Kennzahlen zeigen, warum unsere Makler zu wenige Verkaufsmandate gewinnen, und wie Sie als Geschäftsführer mehr Verkaufsmandate gewinnen können. Auch die Frage, warum einige Makler im Team deutlich höhere Umsätze erzielen als andere, lässt sich mit sauberen Kennzahlen besser beantworten.

Welche Rolle spielen Haltung und Führung bei der Akquise?

Haltung und Führung entscheiden, ob eine Struktur im Alltag gelebt wird oder auf dem Papier bleibt. Eigentümer spüren, ob ein Makler zuhört oder nur einen Auftrag sucht, und Teams spüren, ob die Führung Struktur als Hilfe oder als Kontrolle meint.

Birol Isik zeigt, wie nachhaltige Veränderung funktioniert, besonders in der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften. Dazu gehört, dass er Mitarbeitende nachhaltig inspiriert, statt sie nur kurz zu motivieren. Ein neuer Ablauf, der ohne Erklärung verordnet wird, erzeugt Widerstand. Ein Ablauf, den das Team mitgestaltet, wird eher gelebt.

Drei Punkte helfen Geschäftsführenden in der Praxis:

1. Warum erklären: Erläutern Sie, welches Problem die Struktur löst, bevor Sie Regeln einführen.
2. Vorleben: Führen Sie selbst Gespräche nach dem neuen Ablauf, zeigen Sie, wie es geht, und teilen Sie auch Fälle, die nicht gelungen sind.
3. Raum für Haltung: Sprechen Sie offen über Hemmungen, etwa bei der aktiven Ansprache von Eigentümern.

Viele Makler zögern, Eigentümer aktiv auf einen Auftrag anzusprechen. Das hat oft weniger mit fehlendem Wissen zu tun als mit inneren Überzeugungen zum Verkaufen. Zur Vertiefung eignen sich Verkaufspersönlichkeit entwickeln: Coaching in der Schweiz und der Beitrag Persönlichkeit und Verkaufserfolg: Wie hängt das zusammen?.

Wenn Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer diese Veränderung persönlich begleiten lassen möchten, ist die Coaching-Anfrage der passende Weg. Birol Isik arbeitet One-to-One mit ausgewählten Menschen, vor allem Führungskräften, die bereit sind, in den Prozess zu investieren. Ergänzend finden Sie Informationen zum Führungskräfte-Coaching.

Welche Fehler und Grenzen gibt es bei der Strukturierung?

Die häufigsten Fehler sind ein überladener Prozess, fehlende Beteiligung des Teams und Werkzeuge ohne geklärten Ablauf. Auch Struktur hat Grenzen: Sie schafft Klarheit, aber keine Mandate auf Knopfdruck.

Diese Fehler kommen in der Praxis häufig vor:

• Zu viel auf einmal: Zehn Formulare und fünfzehn Kennzahlen überfordern das Team. Beginnen Sie klein.
• Software vor Prozess: Ein neues CRM löst keine unklaren Zuständigkeiten.
• Kontrolle statt Unterstützung: Wenn Zahlen zur Bewertung einzelner Personen dienen, werden sie beschönigt.
• Kein Rhythmus: Eine einmalige Einführung ohne regelmässige Besprechung verliert innert Wochen an Wirkung.
• Beziehung vergessen: Ein perfekter Ablauf ersetzt das Vertrauen nicht, das Eigentümer einem Menschen entgegenbringen.

Ebenso wichtig ist die offene Benennung der Grenzen. Coaching ersetzt weder Marktkenntnis noch Rechts- oder Steuerberatung, und es verspricht weder Mandate noch Umsatz. Echte Veränderung braucht in der Regel Monate bis Jahre, Geduld, Zeit, Nerven und persönlichen Einsatz. Schnelle Ergebnisse über Nacht werden nicht versprochen.

Wer zuerst die passende Form der Begleitung klären möchte, findet Kriterien im Beitrag Verkaufsmindset-Coaching wählen: Kriterien, Vergleich und Einwände. Auch ein Blick auf das Business-Coaching kann die Einordnung erleichtern.

Welche Beispiele aus der Praxis helfen bei der Umsetzung?

Beispiele, die in der Praxis vorkommen können, zeigen, dass kleine Veränderungen im Ablauf grosse Wirkung auf die Gesprächskultur haben. Es sind Muster, keine Berichte über bestimmte Unternehmen.

Beispiel 1: Das Unternehmen mit zehn Maklern. Jeder arbeitet mit eigenen Listen und eigenem Rhythmus. Die Geschäftsleitung führt eine gemeinsame, einfache Kontaktübersicht und ein 30-minütiges Wochengespräch ein. Nach einigen Monaten sprechen die Makler offener über Fälle und lernen voneinander. Welche Vertriebsstrategie sich für ein Unternehmen dieser Grösse eignet, ist ein eigenes Anschlussthema.

Beispiel 2: Der Makler mit vielen Bewertungen, wenigen Mandaten. Im Gespräch zeigt sich, dass er viel über Objekte spricht und wenig über die Situation des Eigentümers. Mit Leitfragen und Übung im Zuhören verschiebt sich das Gespräch. Das Ergebnis kann sich in der Mandatsquote zeigen, muss es aber nicht.

Beispiel 3: Die Erbengemeinschaft. Mehrere Personen mit unterschiedlichen Interessen entscheiden langsam. Eine Struktur mit festem, ruhigem Nachfassen und einer Ansprechperson für alle Beteiligten schafft Verlässlichkeit.

Über Erfahrungen mit seiner Arbeit schreibt David, der eine Masterclass besucht hat: «Die Masterclass von Birol Isik war für mich ein GPS für mein Geschäft.» Weitere Stimmen finden Sie unter Erfahrungsberichte. Die SNF Academy, die Birol Isik gegründet hat, erreicht bei über 150 dokumentierten Erfahrungsberichten 4.9 von 5; mehr dazu auf snfa.ch.

Wer ist Birol Isik, und was bringt er in die Akquisethemen ein?

Birol Isik ist Mindset Coach, Business Mentor und Gründer der SNF Academy, tätig seit 2005. Er ist Praktiker, kein Theoretiker oder Akademiker: Leistungssportler, Mentor und Unternehmer mit über 21 Jahren Erfahrung in Kommunikation, Veränderung, Resilienz, Mindset und Innovation.

Nach eigenen Angaben auf der Website hat er über 10'000 Menschen in Ausbildungen, Coachings, Vorträgen und Seminaren begleitet und über 50'000 Stunden Coaching und Beratung geleistet. Mehr zu seinem Hintergrund steht auf der Seite Über Birol Isik. Gemeinsam mit Daniela Isik, der Mitgründerin von Onspire, verbindet er Kommunikation, Mindset und digitale Sichtbarkeit; Informationen zu ihr finden Sie auf danielaisik.ch.

Für die Akquise von Eigentümern bedeutet das: Birol Isik unterstützt dort, wo Struktur und Persönlichkeit aufeinandertreffen. Er arbeitet an Haltung, Gesprächsführung und der Beziehung zwischen Führung und Team. Das Mindset-Coaching setzt bei den inneren Mustern an, die Verkaufsgespräche prägen.

Auf Anfrage sind firmeninterne Schulungen, Workshops und Impulsvorträge von 90 bis 120 Minuten möglich, etwa zu Verkauf und Mindset, Resilienz, Kundengewinnung online und digitaler Positionierung. Birol Isik schreibt dabei nicht vor, wie ein Coaching ablaufen muss, und diskutiert nicht über den Preis.

Verwandte Fragen

Diese Fragen aus demselben Themenfeld beantwortet Birol Isik in eigenen Beiträgen:

• Als Aussendienstmitarbeiter die Akquise besser organisieren
• Schulung für Makler: Eigentümerbedürfnisse besser erkennen
• Warum gewinnen unsere Konkurrenten Kunden trotz besserer Software?
• Kann ich als Versicherungsvermittler Kundenbedürfnisse besser erkennen?

Nächster Schritt

Der nächste Schritt ist eine Coaching-Anfrage für Business Owner. Sie ist der Einstieg in ein persönliches Coaching in Resilienz, Mindset und Veränderung, in Business-Coaching oder in strategische Beratung zu Veränderung und digitaler Transformation. Wenn Sie zuerst Grundlagen vertiefen möchten, beginnen Sie mit Verkaufen lernen.

So läuft die Anfrage ab:

1. Sie füllen das Formular aus und beschreiben Ihre Situation so konkret wie möglich.
2. Birol Isik prüft Ihre Anfrage persönlich.
3. Bei Passung erhalten Sie eine E-Mail mit Terminvorschlägen.

Je detaillierter Ihre Gründe, desto eher meldet er sich. Das Budget wird im Formular abgefragt, damit er die Anfrage einordnen kann. Birol Isik arbeitet mit ausgewählten Menschen, die bereit sind, in den Prozess zu investieren.

Er arbeitet nach einem Coaching-Kodex: Daten, Praxisfälle und Referenzen der Klientinnen und Klienten werden nie ohne deren Einverständnis veröffentlicht. Firmen, bei denen Vorträge, Workshops oder interne Coachings stattfinden, werden nie nach aussen genannt, um Daten und Position der Unternehmen zu schützen.

Für allgemeine Fragen nutzen Sie bitte die [Kontaktseite](/kontakt/).